Häufige Fragen
Alles, was Vereine, Verbände und Sportjugenden vor und während der Nutzung wissen wollen. Findest du was nicht? Schreib uns.
Allgemein
Grundlegeden Informationen über wellplayd und unsere Plattform
wellplayd ist eine SaaS-Plattform für Vereine, Verbände und Sportjugenden. Wir bündeln rechtssichere Prozesse rund um Schutzkonzepte, Führungszeugnisse, Selbstverpflichtungen und Meldewege – an einem Ort, mit klaren Verantwortlichkeiten.
Für Sportvereine, Stadt-, Kreis- und Landessportbünde, Fachverbände sowie Beratungs- und Bildungsanbieter rund um integritätsgefährdende Phänomene. Verbraucher:innen können wellplayd nicht direkt nutzen.
Die wellplayd GmbH mit Sitz in Hamburg. Unser Team kommt aus Sportverbänden, Recht und Produktentwicklung – wir bauen das Tool, das wir uns selbst gewünscht hätten.
Verantwortungsvolle Vereinsführung bedeutet, rechtliche und ethische Standards in Organisationen sicherzustellen. Dazu zählen z. B. Kinderschutz, Antidiskriminierung, Datenschutz oder Arbeitssicherheit. Wer dies ernst nimmt, schützt Menschen – und die eigene Organisation.
Durch digitale Führungszeugnisprüfung, anonyme Meldewege für Verdachtsfälle und das Nachhalten von Nachweisen und Schulungen für Mitarbeitende trägt die Plattform aktiv zum Schutz von Kindern und Jugendlichen bei.
Richtlinien, Kodizes oder Satzungen können rechtssicher und papierlos digital unterschrieben werden – ohne zusätzliche Software.
Das Fallmanagement ermöglicht eine strukturierte, sichere und DSGVO-konforme Bearbeitung von Vorfällen – inklusive Dokumentation, Transparenz und Vertraulichkeit sowie Nachvollziehbarkeit.
Ja. Es werden modernste Verschlüsselungsverfahren eingesetzt, alle Datenverarbeitungen entsprechen der DSGVO, und sensible Daten werden – wo möglich – gar nicht erst gespeichert.
Nein. Die Einrichtung ist einfach, intuitiv und ohne technische Vorkenntnisse möglich.
Funktionen
Erfahre mehr über die Features und Möglichkeiten von wellplayd
Dokumentenmanagement, digitale Unterschriften, sichere Meldewege, Fallmanagement (inkl. 2-Faktor-Authentifizierung), Good-Governance-Projektmanagement, Monitoring und E-Learning – alles über eine zentrale Orchestrierung.
Richtlinien
EIDAS & Digitale Unterschriften
Digital unterzeichnete Dokumente haben keine inhärente Ablaufzeit — sie sind dauerhaft gültig. Für die Aufbewahrungsdauer gelten die jeweiligen gesetzlichen Fristen (6–10 Jahre für Verträge nach HGB/AO). wellplayd archiviert alle unterzeichneten Dokumente revisionssicher und stellt Löschkonzepte bereit.
Eine QES ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn ein Dokument die "Schriftform" nach § 126a BGB erfordert. Das gilt z. B. für Arbeitsverträge (mit Befristung), Bürgschaften oder bestimmte Satzungsänderungen.
Für typische Vereinsdokumente (Kodizes, Einverständnisse, Trainer-Lizenzvereinbarungen) ist eine QES in der Regel nicht erforderlich. Wir empfehlen im Zweifelsfall rechtliche Prüfung. wellplayd ermöglicht auf Anfrage die Abbildung von QES mit Aufpreis für jede Unterschrift. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an den Support.
Ja. Für Dokumente ohne gesetzliches Schriftformerfordernis (z. B. Verhaltenskodizes, Einverständniserklärungen, Richtlinien) sind digitale Unterschriften auf EES- oder FES-Niveau nach eIDAS rechtlich anerkannt und ausreichend.
wellplayd verwendet mindestens das FES-Niveau, das eine eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner und Manipulationsschutz sicherstellt.
DSGVO & Datenschutz
Es gibt keine starre gesetzliche Frist. Die Dauer richtet sich nach dem Verarbeitungszweck. Orientierung geben gesetzliche Aufbewahrungsfristen:
• Buchführungsunterlagen, Verträge: 6 Jahre (§ 257 HGB)
• Steuerlich relevante Dokumente: 10 Jahre (§ 147 AO)
• HinSchG-Meldungen: 3 Jahre nach Verfahrensabschluss
• Führungszeugnis-Einsichtnahme: 3 Monate nach Tätigkeitsende
wellplayd unterstützt die Konfiguration datenkategoriespezifischer Löschfristen.
Grundsätzlich dürfen nur Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (Datensparsamkeit, Art. 5 DSGVO). Eine Einwilligung oder ein Vertrag bildet in der Regel die Rechtsgrundlage. Besondere Kategorien wie Strafregister-Auszüge (Führungszeugnis-Einsichtnahme-Vermerke) erfordern eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 DSGVO.
wellplayd ermöglicht die Einholung dieser Einwilligungen digital ein und dokumentiert sie mit Zeitstempel.
Ja. wellplayd verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und schließt mit jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Dieser Vertrag wird im Rahmen der Registrierung anerkannt. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert.
Die Plattform ist nach dem Prinzip "Privacy by Design" (Art. 25 DSGVO) gestaltet. Datenschutz ist systemseitig eingebaut, nicht nachgelagert.
DSJ & DOSB-Stufenmodell & Safe Sport Code
Ja, der schriftliche Ehren- oder Verhaltenskodex ist eine explizite Anforderung des DOSB-Stufenmodells und gehört zu den Mindeststandards, die alle DOSB-Mitgliedsorganisationen erfüllen müssen. Trainer, Ehrenamtliche und weitere Funktionsträger*innen müssen den Kodex nachweislich unterzeichnen.
wellplayd ermöglicht die digitale Einholung und Archivierung von Kodex-Unterschriften auf Niveau einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) nach eIDAS.
Je nach Sportart und Verband können folgende Nachweise erforderlich sein:
• Erweitertes Führungszeugnis (Pflicht nach § 72a SGB VIII)
• Gültige Trainerlizenz / Übungsleiterkarte (DOSB-Lizenzsystem, Erneuerung je nach Verband alle 4 Jahre)
• Erste-Hilfe-Kurs (Empfehlung: alle 2 Jahre erneuern, DRK/DLRG-Standard)
• Präventionsschulung (spezifische Inhalte und Frequenzen je nach Verband)
wellplayd verwaltet alle diese Nachweise in einer zentralen Übersicht mit automatischen Ablauferinnerungen.
Das Stufenmodell regelt Prävention und Mindeststandards, es schafft die Strukturen, bevor etwas passiert. Der Safe Sport Code ergänzt das Stufenmodell um ein Interventionsverfahren: Er regelt, was zu tun ist, wenn ein Vorfall gemeldet wird (Untersuchungsteam, Disziplinarorgan, Rechtsmittelverfahren) und plant die strukturelle Verankerung von Schutzprozessen im gesamten Sportsystem bis 2028.
wellplayd entwickelt alle Funktionen im Einklang mit den Entwicklungen des Safe Sport Codes.
Das dsj bzw. DOSB-Stufenmodell legt Mindeststandards für Prävention und Schutz vor Missbrauch im Sport fest. Es wurde 2020 von der dsj initiiert und von der DOSB-Mitgliederversammlung beschlossen. Es verpflichtet alle DOSB-Mitgliedsorganisationen – Bundes- und Landesverbände sowie deren Mitgliedsorganisationen – zur Umsetzung der Standards bis Ende 2024.
Die Stufen umfassen u.a das Führungszeugnis-Management, die Einführung eines Verhaltenskodex, die Einrichtung einer Beschwerdestelle und die Benennung von Präventionsbeauftragten. wellplayd bildet die nötigen Prozesse zur Umsetzung des Stufenmodells.
Bundeskinderschutzgesetz & Führungszeugnis
Ja. Das Führungszeugnis soll künftig digital beantragt und als PDF-Dokument in einem sicheren Verfahren über das BundID-Konto bereitgestellt werden. Dadurch soll der bisherige postalische Versand aus Bonn perspektivisch entfallen. Auch das erweiterte und das europäische Führungszeugnis sollen digitalisiert werden. Nach aktuellem Stand ist der Echtbetrieb noch für das Jahr 2026 vorgesehen.
Die gespeicherten Einsichtnahme-Daten sind nach spätestens 3 Monaten nach Ende der Tätigkeit zu löschen (DSGVO i. V. m. § 72a SGB VIII). wellplayd unterstützt automatisierte Löschprozesse auf Basis des Tätigkeits-Enddatums.
Nach § 72a SGB VIII sind alle Personen, die haupt-, neben- oder ehrenamtlich tätig sind und dabei regelmäßigen Kontakt zu Kindern und Jugendlichen haben, zur Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses verpflichtet. Das gilt für Trainer, Übungsleiter, Betreuer, Fahrgemeinschafts-Eltern und viele weitere Rollen.
Das gesetzliche Standardintervall beträgt 5 Jahre. Viele Vereine und Verbände haben den Rhythmus eigenständig auf 3 Jahre verkürzt.
Nein. Das Führungszeugnis darf nur eingesehen, nicht kopiert oder dauerhaft gespeichert werden. Der Verein darf lediglich dokumentieren, dass eine Einsichtnahme stattgefunden hat, zum Beispiel Datum, Ergebnis und ausstellendes Amt.
Das Führungszeugnis darf nur eingesehen werden, bzw. muss – wenn es gespeichert wird – sicher aufbewahrt werden und nur so lange, wie zwingend notwendig. Das gilt gleichermaßen für digital als auch analog. Deswegen simulieren wir die Einsichtnahme und speichern das Foto sicher verschlüsselt (auf dem Server nicht auslesbar, nur auf den lokalen Geräten des Senders und Empfängers). Nach Einsicht löscht sich die Datei und nur die Aufzeichnung über die Einsicht bleibt erhalten. Ab 2026 wird das Führungszeugnis auch als PDF ausgestellt. Damit wird endgültig die Diskussion dazu genommen, ob das digitale Dokument ebenso gilt, wie das analoge. Unser Prozess ist von vier verschiedenen Anwälten geprüft und für rechtskonform befunden. Wir machen damit einen großen Schritt in der Datensicherheit nach vorne im Vergleich zu Lagerung in Akten, Einwerfen in Briefkästen, Versenden per Mail.
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Seit Januar 2025 sind interne Meldestellen verpflichtet, auch anonyme Meldungen zu bearbeiten (§ 16 Abs. 1 HinSchG), auch wenn diese nicht aktiv angeboten werden müssen. wellplayd bietet einen vollständig anonymen Einreichungskanal an.
Nach § 11 Abs. 5 HinSchG sind Meldungen und deren Dokumentation 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren. Danach besteht eine Löschpflicht. wellplayd unterstützt automatisierte Löschfristen auf Basis des Verfahrensabschlussdatums.
Das HinSchG gilt für alle Organisationen mit mindestens 50 Beschäftigten. Kleinere Vereine sind formal ausgenommen, können aber freiwillig eine Meldestelle einrichten, um Schutzstandards zu erfüllen und Vertrauen zu stärken. Größere Verbände und Sportorganisationen, zum Beispiel Landesverbände oder Bundesligavereine, sind häufig bereits in der Pflicht.
Die Meldestelle muss Hinweise vertraulich entgegennehmen, den Eingang innerhalb von 7 Tagen bestätigen und nach spätestens 3 Monaten eine Rückmeldung über ergriffene Maßnahmen geben.
wellplayd bildet diesen gesamten Prozess digital ab, inklusive Fristenüberwachung, anonymer Eingabe und strukturiertem Fallmanagement.